Procédures administratives et commerciales - L’âge du « sans papier »

Il est indéniable que la dématérialisation, c’est-à-dire l’action de gérer des données ou des documents métiers de façon électronique (factures, catalogues, fiches techniques, notes, etc.), a des effets conséquents sur l’économie. Outre la réduction des coûts liés aux frais administratifs, aux ressources humaines et à l’affranchissement des envois, la dématérialisation permet de fluidifier les processus, d’optimiser les échanges et donc de gagner en compétitivité. C’est sans doute pourquoi les projets de l’État français en la matière furent amorcés dès les années 1980. Afin de donner un cadre juridique à la dématérialisation, la loi du 13 mars 2000 était venue modifier en profondeur le droit français de la preuve en reconnaissant à l’écrit numérique la même valeur qu’un écrit papier, à condition qu’il soit identifié au moyen d’une signature électronique fiable. Ensuite, la transposition de la Directive européenne du 20 décembre 2001, entrée en vigueur en France dans la loi du 1er juillet 2003, aura facilité l’échange des factures « dématérialisées » selon les modalités des messages structurés (EDI) ou au moyen d’une signature électronique avancée. À partir de ces éléments mis à disposition par le législateur, les administrations et les opérateurs de la dématérialisation ont élaboré des techniques et des usages, avec l’idée de converger vers les mêmes formats.
Mais ce que la Directive européenne aura apporté ne se traduit pas nécessairement en termes de solutions. Car si les pays membres de l’Union ont, par ce texte, inclut la notion de signature électronique, il faut savoir que les échanges EDI (Electronic Data Interchange) permettaient depuis plusieurs années le recours aux messages structurés informatisés. En outre, cette Directive – de trois pages – a donné naissance à pléthore d’interprétations lors de sa mise en application par les Parlements nationaux. Ainsi, le Décret Royal espagnol relatif à la facturation électronique fait-il entre 15 et 20 feuilles, alors que le code des impôts en France boucle le sujet sur quelque 200 pages ? L’harmonisation des différents protocoles d’échanges, qui concernent notamment la dématérialisation fiscale, devra donc se poursuivre, d’autant que l’internationalisation du commerce ne se contentera pas d’un seul débat européen, mais davantage d’une convention mondiale.

L’administration modernisée
Si la normalisation de la dématérialisation des documents métiers est confiée aux bons soins du secteur privé, il est impératif de souligner l’engouement du service public pour les échanges électroniques. Déjà, le transfert des résultats comptables (TDFC), la déclaration de données sociales (TDS) et le versement de la TVA avaient été rendus opérationnels via les standards EDI et EFI (Electronic Formular Interchange). Et, en février 2004, lancé par le gouvernement, le Plan d’administration électronique « 2004-2007 ADELE » s’est fixé pour objectif de favoriser la circulation de l’information entre l’État et ses usagers. Une politique qui encourage le recours à la voie « dématérialisée » pour les citoyens (déclaration d’impôt, relations avec l’administration, vote, emploi, etc.), ainsi que pour les entreprises. Une manière pour l’État français, d’optimiser les opérations entre l’administration et le secteur privé, de compléter les solutions proposées, de moderniser les services publics, mais également de faire la promotion de celle qu’on appelle l’E-Administration.
Inscrit dans le Plan d’administration électronique, le texte relatif à la dématérialisation des marchés publics, issu lui-même des deux Directives européennes (2004/17/CE et 2004/18/CE). Depuis le 1er janvier 2005, le Code français des marchés publics précise dans son article 56 que les échanges d’information intervenant dans le cadre des appels d’offres publics peuvent faire l’objet d’une transmission par voie électronique. Notons qu’il s’agit des marchés supérieurs à 150 000 euros (hors taxes) pour l’État et les établissements publics, et des marchés supérieurs à 230 000 euros (hors taxes) pour les collectivités territoriales.
En juillet 2004, le Greffe du Tribunal de commerce de Paris lançait un sondage en ligne afin d’évaluer l’opinion des entreprises sur la dématérialisation des réponses aux marchés publics. Il ressort de l’enquête que 80 % des entrepreneurs sont favorables ou très favorables à cette méthode. 61 % des interrogés estiment que cela représente un gain de temps et 25 % un gain d’argent. Fait le plus marquant : 63 % des entreprises qui se sont exprimées emploient moins de 10 salariés. Les réponses aux marchés publics suscitent donc l’intérêt des dirigeants de petites structures qui y voient un moyen d’élargir leur activité. 

Europe et formulaires en ligne
Les relations électroniques entre entreprises et administration publique ne font pourtant que commencer. Prochaine étape : l’entrée en vigueur de la Directive européenne sur l’obligation de publicité au registre de commerce, avec la possibilité de publier mais de consulter l’information en ligne. À ce titre, il faut saluer l’initiative du Greffe du Tribunal de commerce de Paris, qui, en octobre dernier, rendait publique un bilan de l’état de la dématérialisation des formalités légales aux registres du commerce des États européens et de l’accès en ligne aux informations officielles sur les entreprises. 18 pays ont participé à cette étude, et force est de constater que les formalités en ligne connaissent un certain nombre de disparités d’un pays à l’autre. Toutefois, le Greffe souligne que la plupart des pays sondés, à l’exception de l’Allemagne, mettent à la disposition des entreprises les formulaires nécessaires à la réalisation des formalités légales. Il serait très étonnant, en effet, de voir se développer en Allemagne des formulaires en ligne pour des raisons historiques, puisque l’enregistrement des sociétés y est usuellement confié aux notaires.
La politique de dématérialisation soutenue par la France – afin de rendre possible à court terme la réalisation de toutes les formalités légales en ligne – lui profite bien. Elle dispose de certificats sécurisés dont aucune autorité de certification du marché ne dispose aujourd’hui. La France se place ainsi à la première place des 10 pays qui se démarquent par leur avancée technique, aux côtés du Danemark, de l’Estonie, de l’Italie, de la Lituanie, de Malte, de la Norvège, de la République tchèque, du Royaume-Uni et de la Slovénie. D’autres font office de lanterne rouge, c’est le cas du Luxembourg, ou encore de Jersey qui met en ligne ses formulaires sous format « Word »… il suffit alors à l’entrepreneur de le remplir avant de l’imprimer.
Malgré tout, la tendance se généralise et chacun des États membres affectionne d’être prêt pour l’échéance du 1er janvier 2007. Quant aux entreprises, elles devraient manifester le même dynamisme que lors de la mise en place de la réponse électronique aux appels d’offres, encouragées par des bénéfices multiples.