Factures électroniques - Comprendre la dématérialisation fiscale

La société Deskom entre sur le marché de la facturation électronique en 2002, avec l’acquisition de la filiale spécialisée du groupe La Poste, Post@xess. Aujourd’hui avec un réseau de plus de 270 clients connectés ou en cours de connexion, représentant près de 400 000 factures traitées chaque mois, Deskom brasse le flux le plus dense du marché européen. Pour décrypter les enjeux de la dématérialisation fiscale, Cyrille Sautereau, président-directeur général de Deskom a répondu à « Commerce International ».  

Commerce International : Pourquoi les entreprises devraient-elles s’intéresser à la facturation électronique ?
Cyrille Sautereau : « À l’heure actuelle, le traitement traditionnel des factures n’est pas optimal sur plusieurs points. Économiquement cela représente un coût important pour l’entreprise. En termes de qualité et traçabilité comptable, la gestion à partir de documents papier circulant dans l’organisation est un maillon faible. Enfin sa conformité stricte aux obligations réglementaires est elle-même un véritable sujet de préoccupation pour les entreprises. Le passage à un système dématérialisé apporte nécessairement une rupture qualitative sur ces trois points. Les premiers bénéfices sont d’ordre économique, mais ils se portent également sur la maîtrise de qualité avec notamment un accès amélioré à l’information comptable.
Une étude que nous avons conduite sur le terrain a montré que pour un acheteur, le traitement standard d’une facture coûte environ 14  euros. Sur cette somme, il faut compter 1 euro pour la réception, 1,5 euro pour la saisie dans le système d’information, 5 à 6 euros pour la validation, 2 ou 3 euros pour la phase de règlement, et puis 1,5 euro pour l’archivage. Il reste 2 euros pour les litiges. Des coûts comparables sont supportés par le fournisseur aussi.
Avec un système de facturation électronique, il n’y a plus de coût de réception, de circulation et de vérification de conformité. Souvent la saisie n’est plus indispensable ou fortement réduite, tout comme la validation qui peut être automatisée à la ligne de facture. L’archivage se réduit de manière significative. Résultat : c’est une économie de 10 euros qui est réalisable au total ! D’ailleurs dans des structures parfaitement organisées, le traitement d’une facture assistée par l’électronique ne devrait plus coûter que 2 ou 3 euros en moyenne.
Et puis, optimiser un process, cela veut dire aussi réorganiser l’entreprise pour gagner en qualité et en fiabilité. Ainsi, les dirigeants ou directeurs financiers vont avoir la possibilité de réallouer les ressources aujourd’hui consacrées au traitement des factures, au contrôle de gestion et à l’amélioration de la qualité des comptes. Enfin, à côté de ces bénéfices directs, il faut aussi évoquer l’amélioration des relations avec les clients et les fournisseurs, qui bénéficieront aussi du traitement plus rapide de leurs factures, et seront débarrassés des litiges dits“ non causés”. Ces litiges, uniquement dus à des“ disparitions” de factures papier au cours de leur processus de traitement, peuvent avoir des conséquences opérationnelles graves allant jusqu’à la rupture d’approvisionnement. » 

C.I. : Est-ce que la signature électronique est obligatoire pour traiter une facture dématérialisée ?
C.S. : « Il est vrai qu’on entend beaucoup parler depuis deux ans de la facture électronique signée. Mais la réponse directe à votre question est aujourd’hui “non” : la signature électronique n’est pas obligatoire pour faire de la facturation sans papier. Toutefois, nous anticipons que demain elle va se généraliser. En effet, il faut savoir que deux modes de dématérialisation fiscale cohabitent. Le premier, et d’ailleurs le plus ancien (depuis les années 90), est le mode EDI (Échange de données informatisées). Il est présent partout en Europe. Son principe est basé sur l’échange de factures dans un format de fichier structuré et défini entre le fournisseur et le client.
Dans cette situation, la réglementation impose à ces échanges d’être sécurisés, par l’utilisation d’outils normalisés : un annuaire des entreprises avec lesquelles on échange des factures électroniques, un journal chronologique des envois et des réceptions, un contrôle formel de la présence des mentions obligatoires dans les factures, et enfin, la production d’un fichier sous forme lisible par un non-technicien, c'est-à-dire comparable à une facture papier, indispensable pour faciliter les contrôles. L’ensemble de ces éléments doivent être archivés et restituables pendant 7 ans, voire 10 ans en droit commercial. Pour construire la validité juridique des échanges réalisés dans ce mode, une convention d’interchange acceptée par le fournisseur et le client doit exister. Pour ces échanges, la loi n’oblige pas que les fichiers soient signés.
Le second mode c’est effectivement la signature électronique. Il s’agit d’une facture a priori sous forme lisible, de type PDF par exemple, donc non-structurée au sens fichier de données, qui est électroniquement signée et doit être archivée par l’émetteur. Sa signature doit être vérifiée à la réception avant archivage. Le principe est très récent puisqu’il ne date que de 2001. On ne dispose donc que de peu de recul et d’exemples de mise en œuvre à grande échelle permettant de valider l’adéquation entre les obligations réglementaires et la pratique opérationnelle. Ainsi, au stade actuel, il est préférable d’utiliser le même système pour signer la facture et pour la vérifier. Il en résulte par exemple une problématique d’inter-opérabilité qui n’existe plus sur le mode EDI. Cependant, ce mode est assurément celui qui est mis en avant par l’ensemble des législations européennes et sera donc utilisé pour sécuriser à terme l’ensemble des factures électroniques, qu’elles soient structurées (et donc accompagnées de leur représentation lisible) ou non. C’est pourquoi, nous anticipons que les 2 modes convergeront vers un seul à moyen terme. 

C.I. : Si la dématérialisation fiscale n’est plus marginale, elle demeure encore loin d’être généralisée. Où en sont les entreprises ?
C.S. : « Les retours d’expérience concrètes observés chez nos clients nous confirment que la dématérialisation fiscale constitue un bénéfice rapide et significatif pour les entreprises.
Dans la pratique, elles l’ont bien compris car nous constatons un mouvement majeur et irréversible de conversion des plus importantes d’entre elles à la facture électronique : au sein de quasiment tous les grands groupes, la dématérialisation fiscale est inscrite dans la roadmap. Par ailleurs, de plus en plus de cabinets de conseil traditionnels ont perçu l’importance du thème de l’optimisation du traitement des factures, comme partie de la problématique globale d’optimisation de la supply chain financière de l’entreprise, qui inclut et impacte l’alignement de l’entreprise aux exigences Sarbanes Oxley.
Très concrètement, depuis l’an dernier, les appels d’offre se multiplient, et les premiers déploiements“ médiatiques” ont été lancés en 2005, comme dans la grande distribution par exemple. En 2006, ce sera le cas de nombreux autres projets lancés cette année, comme, pour ne citer que certains comptes gagnés par Deskom, Schneider Electric, la SNCF pour leur factures entrantes, ou EDF Entreprises pour les factures sortantes. C’est ainsi que le réseau de facturation électronique se construit. Par exemple, rien que sur les comptes de Deskom à ce jour, nous disposons de plus de 270 fournisseurs connectés ou en connexion programmée sur les mois à venir. Certains d’entre eux prévoient déjà de diffuser à leur tour des factures électroniques vers tous leurs clients.
Nous prévoyons de servir une vingtaine de grands comptes supplémentaires sur 2006, impliquant des projets de déploiement proches du million de factures par an. En parallèle, on constate que la montée en charge des volumes de factures électroniques effectivement échangées prend du temps. C’est normal et prévisible dans la logique de création de réseau que nous vivons. Il faut garder en tête qu’un plan de déploiement prend en général entre 12 et 18 mois. Mais le mouvement de fond à l’œuvre en ce moment nous permet de dire sans risque que dans 2 à 3 ans au maximum, l’essentiel des factures échangées par les grandes entreprises seront électroniques. 

C.I. : Une fois les entreprises convaincues par la dématérialisation fiscale, comment met-on en place un système de facturation électronique ?
C.S. : « Une fois le projet décidé, sa mise en œuvre est assez simple. C’est par ailleurs la mission de Deskom de la rendre aussi simple que possible. Elle nécessite néanmoins chez l’acheteur de repenser ou d’adapter la façon dont il valide ses factures. Le plus long consiste ensuite à “collecter” des factures électroniques, c'est-à-dire à faire en sorte que les fournisseurs les émettent avec l’ensemble des données attendues. Or, sur une facture électronique, il y a davantage d’informations que sur une facture papier (éléments complémentaires de qualification, numéros de commandes, références à des bons de livraison). C’est ce qui fait aussi que la facture électronique gagne en précision et en capacité de validation automatique.
Les messages factures diffèrent également selon les métiers. Dans l’intérim, par exemple, il faut inscrire le nombre d’heures travaillées, le numéro de sécurité sociale de l’employé. Ces spécificités s’organisent par secteurs d’activité, qui peuvent produire leur propre message de facture, tout en conservant une certaine cohérence, car l’ensemble bénéficie des travaux de normalisation autour de l’EDIFACT et du XML. C’est ainsi qu’il existe des messages normalisés à ce jour, comme l’EANCOM 97 dans la grande distribution ou le HRXML pour les ressources humaines, ou les formats proposés par les grands opérateurs comme Deskom.
Cette multiplicité ne doit pas faire peur aux entreprises, car les opérateurs de facturation électronique comme Deskom sont justement là pour la gérer pour leur compte. Nous permettons ainsi à nos clients fournisseurs d’émettre leurs factures suivants tous les formats mais aussi les supports (électronique, papier) attendus par leurs clients, tout comme nous permettons à nos clients acheteurs de recevoir, d’intégrer, de valider et de faire circuler des factures électroniques dans leur format qui leur convient. Plus globalement, nous percevons aujourd’hui qu’il y a un besoin d’accompagnement des entreprises sur l’ensemble de l’optimisation de la supply chain financière, au-delà de la facture électronique. C’est pourquoi nous accompagnons de plus en plus nos clients dans leur démarche globale. » 

C.I. : Quelles sont les spécificités de Deskom ?
C.S. : « Notre première spécificité est notre présence internationale, en France bien sur, mais également dans l’Europe entière, grâce à notre partenariat avec notre actionnaire Influe-Illicom. Cet acteur historique de l’EDI, qui est aussi un de nos actionnaires de référence, nous permet d’avoir une présence opérationnelle locale dans 14 pays européens, et donc de proposer une offre globale crédible. Nous accompagnons nos clients sur l’Europe. C’est le cas, par exemple, pour un projet intragroupe mené avec L’Oréal dans 15 pays européens.
Notre seconde spécificité est la taille de notre réseau. Outre les 270 entreprises connectées ou en cours de connexion à notre plate-forme, nous avons un accès privilégié et immédiat aux 6000 clients connectés d’Influe-Illicom, qui sont donc disponibles pour échanger des factures avec nos clients.
En troisième point, il faut noter que Deskom est la seule plateforme européenne qui permette une gestion uniforme de tous les flux de factures, qu’ils soient électroniques dès leur origine (en mode EDI ou signé) ou papier. Cette plateforme propose des services à valeur ajoutée comme les contrôles de conformité aux règles métiers imposés par les acheteurs, l’archivage, la validation ou le paiement en ligne.
Enfin, nous avons, par rapport à nos confrères, une offre inédite destinée aux acteurs de l’affacturage en Europe. Deskom propose en effet une gestion industrielle et électronique de l’acquisition de factures pour les sociétés d’affacturage, en commençant par des technologies de scanning, puis en déployant en facture électronique. D’autre part, notre plateforme de traitement de facture intègre la capacité à faire appel au refinancement de factures. C’est d’ailleurs par cet axe-là que nous avons consolidé notre présence en Angleterre. C’est une solution qui permet à un fournisseur de passer à la facture électronique sans bouleverser ses relations avec ses clients. Clients, que nous pourrons évangéliser par la suite… ».